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[톡튀! 기업문화] 현대百, 딱딱한 결재판 대신 5~6줄 모바일 문장으로 보고 끝!

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[톡튀! 기업문화] 현대百, 딱딱한 결재판 대신 5~6줄 모바일 문장으로 보고 끝!

전체 직원의 80%인 MZ세대 위해 '간편 보고 시스템' 도입
결재판 없이 모바일에서 5줄 문장으로 보고하는 비대면 방식
팀 공유 대화방 '보고톡’도 만들어 직원들 간 활발한 소통 기대

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현대백화점이 MZ세대 직원들을 위해 사내 보고 문화 개선에 나섰다. 사진=현대백화점
현대백화점이 결재판을 없애고, 5~6줄의 모바일 문장으로 결재 문서를 대체하는 사내 ‘보고(報告) 문화’ 실험에 나선다.

이는 스마트폰 등 디지털 기기에 익숙한 MZ세대 직원들을 위해 형식 위주의 대면 보고 방식에서 벗어나 ‘비대면 보고 문화’를 구축해 나가겠다는 것이다.

현대백화점은 사내 보고 문화 개선을 위해 2만여 개의 결재판을 폐기하고, 이달부터 사내 온라인‧모바일 그룹웨어(업무관리 프로그램)에 새로운 방식의 전자결재 시스템인 ‘간편 보고 시스템’을 도입한다고 19일 밝혔다.

이는 MZ세대 직원이 계속 늘어나고 있는 상황에서, 형식 위주의 대면 보고 대신 MZ세대 직원들의 성향이나 눈높이에 맞춰 보고 문화를 새롭게 재정립하기 위함이라고 회사 관계자는 설명했다.

‘간편 결재’와 ‘보고톡’으로 구성된 간편 보고 시스템은 디지털 기기 활용에 능한 MZ세대 직원들을 위해 PC는 물론, 모바일을 통해서도 손쉽게 이용할 수 있도록 구성됐다.

먼저 간편 결재의 경우 품의서나 내부 공문, 근태원 등 기존에 사용되던 결재 문서 양식 대신 5~6줄의 간단한 문장만으로 보고할 수 있도록 바뀌었다. 간편 결재 버튼을 누르면, 일반 메신저의 ‘쪽지 보내기’ 기능처럼 결재받을 사람과 제목, 내용을 적는 입력창만 열린다.
현대백화점 관계자는 “간편 결재는 허례허식 보다는 실용주의를 추구하는 MZ세대의 특성을 반영해 업무 본연에 집중할 수 있도록 하기 위한 시도”라면서 “이번 간편 보고 시스템 도입으로 460여 개의 기존 보고서 양식을 간편 결재로 대체할 수 있을 것”이라고 내다봤다.

보고톡은 대면 보고 축소를 위해 업무 내용을 비대면으로 보고하거나 공유할 수 있는 기능이다. 결재가 필요 없는 내용 등을 일과시간 중 팀 내에 전달하고 공유하는 일종의 ‘팀 공유 대화방’으로, 전달된 내용에 대해 수시로 공유하거나 확인할 수 있다.

회사 측은 재택 근무가 계속되고 있는 상황에서 업무 공유 등 직원들 간 소통을 독려하고, 개인 SNS 메신저와 업무 메신저를 분리해 직원들의 사생활도 존중하기 위해 해당 기능을 도입했다.

현대백화점 관계자는 “기존 직원들에겐 익숙한 정형화된 보고 양식이나 대면 보고가 MZ세대 직원들에게는 경직된 조직문화로 받아들여질 수 있다고 판단했다”면서 “전체 직원의 약 80%가 MZ세대인데다 보고나 결재 문서 작성 거의 대부분을 MZ세대 직원들이 하고 있기 때문에 이들이 쉽게 이해하고 이용할 수 있는 보고 문화를 만들기 위해 새로운 시스템을 마련했다”고 말했다.

보고에 대한 부담을 줄여 업무 효율을 높이고, 동시에 직원들 간 소통을 원활하게 하려는 의도도 담겨 있다.

실제로 현대백화점이 지난해 전 직원을 대상으로 진행한 설문조사에서 10명 중 7명(67.4%)가량의 직원이 업무 중 보고가 가장 어렵다고 답했다.

현대백화점은 간편 보고 시스템의 정착을 위해 올 연말까지 사내 캠페인 ‘보고, 쉽다’를 진행하고, 별도의 캠페인송도 제작해 업무 시간 중 방송할 예정이다.

또 직원들의 의견을 반영해 간편 보고 시스템을 꾸준히 개선하고, 대면 보고도 점진적으로 줄여나갈 계획이다. 중장기적으로는 모든 전자결재 방식을 간편 보고 시스템으로 전환한다는 목표도 세웠다.

현대백화점 관계자는 “보고 문화 개선은 기존 탑다운(Top-down, 하향식) 방식의 수직적 조직문화에서 MZ세대가 기탄없이 의견을 낼 수 있는 바텀업(Bottom-up, 상향식) 방식 기반의 수평적 조직문화로 나아가기 위한 첫 단계”라면서 “이번 간편 보고 시스템 도입이 직원 간의 소통을 원활하게 만들고 MZ세대 중심의 유연하고 민첩한 조직을 만드는 밑거름이 되길 바란다”고 말했다.


손민지 글로벌이코노믹 기자 minjizzang@g-enews.com